Facturen maken en versturen

U stuurt een factuur (rekening) als u goederen en diensten levert aan andere ondernemers. U stuurt ook een factuur als u goederen of diensten levert aan een rechtspersoon die geen ondernemer is. Bijvoorbeeld een verenigingen of een stichting. Als u levert aan particulieren bent u niet verplicht een factuur te maken, behalve in sommige situaties.

Wat moet er op uw factuur staan?

Uw facturen moeten aan een aantal wettelijke eisen voldoen. U moet op alle facturen een aantal basisgegevens zetten, zoals:

uw btw-identificatienummer (btw-id)
het btw-bedrag
de factuurdatum
het factuurnummer
uw naam en adres
de naam en het adres van uw afnemer
uw KVK-nummer
de datum
welke goederen of diensten u levert
hoeveel goederen u levert

Uw facturen moet u opeenvolgend nummeren. Facturen die niet aan deze eisen voldoen, moet u herstellen. Uw afnemer heeft anders geen recht op aftrek van btw.

Eenvoudige factuur

Is het bedrag van de factuur niet hoger dan € 100 (inclusief btw) of stuurt u een factuur die de oorspronkelijke factuur wijzigt? Dan mag u een vereenvoudigde factuur sturen.

Uw factuur versturen

U moet uw factuur uiterlijk versturen op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin u hebt geleverd. Hierna moet uw afnemer binnen de betalingstermijn de factuur betalen.

Hoe lang moet u facturen bewaren?

Uw facturen zijn onderdeel van uw administratie. U bent wettelijk verplicht om uw administratie een bepaalde tijd te bewaren. U bewaart uw facturen 7 jaar. Facturen over onroerende goederen bewaart u 10 jaar. U mag facturen en bonnetjes scannen en digitaal bewaren. Het moet dan wel een juiste en volledige weergave van het origineel zijn.

Elektronisch factureren en digitaal factureren

U kunt uw factuur op papier versturen, maar u kunt ook elektronisch of digitaal factureren.

Bij een elektronisch factureren stuurt u de e-factuur vanuit uw geautomatiseerde systeem naar het systeem van uw afnemer. Hiermee moet de afnemer wel akkoord gaan, hij is niet verplicht een e-factuur te accepteren. Elektronisch factureren mag binnen de hele Europese Unie (EU).

Als u digitaal factureert stuurt u de factuur als pdf-bestand via e-mail naar uw afnemer.

Deze vormen van factureren moeten aan dezelfde wettelijke eisen voldoen als een papieren factuur.

E-factureren aan overheidsorganisaties