Klopt je inschrijving bij de KVK nog?

Risico onjuiste gegevens

Een deal die mislukt door een ongeldig contract. Een gemeente die een vergunning weigert. Een droomklant die toch liever met een ander bedrijf zakendoet. Allemaal nare dingen die kunnen gebeuren als je gegevens verkeerd in het Handelsregister staan. Hoe beter je de informatie bijhoudt, hoe makkelijker je te vinden bent en hoe kleiner de kans op vervelende misverstanden.

Functie van het Handelsregister

Het Handelsregister is de openbare basisregistratie waarin bedrijven en organisaties in Nederland verplicht ingeschreven staan. In het Handelsregister zie je met wie je te maken hebt, wie er besluiten mag nemen of contracten mag tekenen. Ook kun je bijvoorbeeld zien of een bedrijf failliet is. Met een uittreksel van het Handelsregister heb je actuele informatie bij het zakendoen en sta je sterker als je een keer in een rechtszaak terechtkomt. Ook overheden gebruiken de gegevens uit het Handelsregister, bijvoorbeeld om te beoordelen of een bedrijf een vergunning of een subsidie mag krijgen.

Derdenwerking

Iedereen mag erop vertrouwen dat de gegevens in het Handelsregister actueel zijn en kloppen. Dit heet derdenwerking en is vastgelegd in de Handelsregisterwet. Als een bedrijf wijzigingen niet heeft doorgegeven, dan geldt volgens de wet toch wat in het Handelsregister staat.

Bedrijfsinformatie: wat en waarom?

Hieronder geven we vijf voorbeelden van gegevens die in het Handelsregister staan en leggen we uit waarom je die goed moet bijhouden.

1. Bedrijfsactiviteiten

Een beschrijving van de bedrijfsactiviteiten is een korte, duidelijke omschrijving van wat je bedrijf doet. Je bent zelf verantwoordelijk voor de tekst van deze beschrijving, bijvoorbeeld ‘groothandel in keukens en keukenapparatuur, advisering van keukeninrichting’. KVK geeft deze activiteiten een code via de Standaard Bedrijfsindeling (SBI).

Heb je hier een verkeerde beschrijving staan, dan kan dat problemen opleveren. Je loopt je misschien wel klanten mis. Bijvoorbeeld iemand die jouw soort bedrijf zoekt, maar je overslaat omdat het lijkt alsof je de gewenste activiteiten niet uitvoert. Ook klanten en leveranciers die graag zaken met je willen doen, kunnen afhaken. Bijvoorbeeld omdat ze je niet vertrouwen zodra ze zien dat je informatie in het Handelsregister niet klopt met de werkelijkheid.

De gegevens over je bedrijfsactiviteiten zijn ook belangrijk voor je bedrijfsverzekeringen en de CAO– en pensioenafspraken die je moet volgen. Organisaties als het CBS, NVWA, Belastingdienst en gemeenten gebruiken de SBI-code om je onderneming in te delen in een branche (een groep bedrijven die ongeveer hetzelfde doet). Het hangt af van je activiteiten welke subsidie, regels of steun je krijgt. Sta je bijvoorbeeld ingeschreven als reclamebureau, maar werk je nu vooral als schrijver van boeken? Dan kun je problemen krijgen wanneer je een subsidie aanvraagt die alleen voor schrijvers geldt.

2. Vestiging

De ‘vestiging’ of het ‘bezoekadres’ is de plek vanuit waar je bedrijf activiteiten uitvoert. Huur je een extra pand of verhuist je bedrijf? Geef deze wijziging dan door aan KVK. Anders is je bedrijf in het Handelsregister voor anderen niet te vinden op dat adres. De inschrijving van je bedrijf op het adres heb je ook nodig voor het aanvragen van vergunningen bij de gemeente. Bijvoorbeeld voor je parkeerplaats, terras of verbouwing.

In bepaalde situaties kun je je bezoekadres afschermen. Dat adres is dan niet meer openbaar. Privéadressen zijn in het Handelsregister altijd afgeschermd. Alleen wanneer je bezoekadres hetzelfde is als je privéadres, is dit adres wel zichtbaar.

3. Tekenbevoegdheid

Wie mag er namens je bedrijf documenten of contracten ondertekenen? Die persoon moet in het Handelsregister staan als tekenbevoegd. Staat er verkeerde informatie? Dan loop je het risico dat getekende contracten niet geldig zijn. Je klant of leverancier hoeft zich dan niet te houden aan die afspraken.

Als eigenaar of bestuurder van een bedrijf of rechtspersoon ben je zelf tekenbevoegd. Maar je kunt ook anderen het recht geven om namens je bedrijf te tekenen. Dat heet een volmacht. Je kunt daarvoor een functionaris aanwijzen. Deze ‘gevolmachtigde’ mag een medewerker zijn, maar bijvoorbeeld ook een familielid. Stel: je gaat op vakantie of je wordt ziek. Dan is het handig om iemand een volmacht te geven.

4. Werkzame personen

In het Handelsregister staat hoeveel mensen er in je bedrijf werken. Dit heet het aantal werkzame personen. Dat zijn de meewerkende eigenaren, bestuurders, vennoten en werknemers.

Regels voor bijvoorbeeld subsidies, deponering van jaarrekeningen of de verplichting voor een ondernemingsraadzijn vastgesteld op het aantal werkzame personen. Klopt het aantal dat in het Handelsregister staat niet? Dan krijg je soms niet de subsidie die je wil, terwijl je er wel recht op hebt.

5. Handelsnaam

Mensen checken het Handelsregister als ze willen controleren of ze te maken hebben met een nepbedrijf. Als je handelsnaam of de naam van je website anders is dan de naam die staat ingeschreven, kunnen ze gaan twijfelen. Ben je wel van het bedrijf dat je noemt? Ben je te vertrouwen?

Daarnaast kunnen startende ondernemers die een bedrijfsnaam zoeken in het Handelsregister, zelf zien of hun favoriete naam al door een ander bedrijf in gebruik is. Ook daarvoor is het fijn als ondernemers al hun handelsnamen in het register vastleggen.